PROTEGEMOS SU PRIVACIDAD

Su privacidad es importante para EBIXU, por eso hemos desarrollado esta Política de Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la normatividad aplicable. La Política recoge, plasma y desarrolla varias normas legales y establece las prácticas observadas por EBIXU, incluyendo qué tipo de información es recopilada, su uso, y con quien compartimos dicha información. La Política puede ser modificada regularmente. La Política reemplaza todos los acuerdos previos, ya sean verbales o escritos, entre Usted y nosotros con respecto a la recopilación, uso y divulgación de su información personal, comercial o financiera.

«Información personal» o «información» incluye información sobre un individuo identificable, tal como información de contacto, financiera, comercial y la información de cuenta, edad y género, los números de identificación, información de ingresos y empleo. Esto puede incluir información proporcionada por Usted o recopilada por EBIXU a través el uso de sus productos y servicios, terceros o fuentes públicas e incluye información en cualquier formato, incluyendo formatos digitales.

NORMATIVIDAD

La Política se desarrolla con base en las siguientes normas:

·      Constitución Política de Colombia, artículo 15.

·      Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.

·      Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013.

·      Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25).

·      Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Ebixu

correo electrónico: [email protected]

Sitio web: www.ebixu.com

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Cliente: Cada uno de las personas naturales o jurídicas que ofrecen productos o servicios a Consumidores o tarjetahabientes (definidos como en este mismo documento aparece), cuyo precio es pagado a través de la plataforma de EBIXU.

Consumidor: Persona natural o jurídica que adquiere los productos o servicios ofrecidos por al menos uno de los CLIENTES de EBIXU.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Empleado: Persona natural que tiene un contrato laboral con EBIXU.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Proveedores: Personas naturales o jurídicas que proveen productos o servicios a EBIXU

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS

Principio de legalidad: Al Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por EBIXU, le será aplicable en lo pertinente, lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen y/o complementen.
Principio de finalidad: El Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por EBIXU obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, y los fines informados en forma previa al cliente.
Principio de libertad: El Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por EBIXU sólo podrá ejercerse cuando se cuente con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del cliente.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento por parte de EBIXU será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No serán objeto de Tratamiento datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de transparencia: EBIXU garantiza el derecho del cliente a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de la información privada sólo puede ser consultado y accedido por el cliente y/o por las personas autorizadas por el mismo, o las personas que conforme a la ley detenten una legitimación. Las actividades de recolección, procesamiento y divulgación de información personal están sometidas a los límites específicos determinados por el objeto dela base de datos, por la autorización del cliente y por el principio de finalidad.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos estarán obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Principio de Temporalidad: El periodo de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se ha recolectado y/o mientras el cliente tenga obligaciones pendientes, o por el tiempo adicional que exijan normas especiales o generales que se pacten desde el contrato.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Conocer, actualizar y rectificar en cualquier momento sus Datos Personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a EBIXU, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por EBIXU del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les da a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento EBIXU ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AUTORIZACIÓN

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, se le solicitará a más tardar al momento de la recolección de la información.

La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

TRATAMIENTOS

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados, de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

1. Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes
EBIXU no hace tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes, sin embargo, de ser el caso, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, EBIXU solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

2. Tratamiento de datos sensibles

EBIXU aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o apoderados deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, EBIXU adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

LA INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS DE USTED: FINALIDADES DE LOS TRATAMIENTOS

Cuando Usted solicita un servicio o producto, con EBIXU, o usa cualquier servicio o producto o de alguna manera haya proporcionado información personal a EBIXU y mientras Usted es nuestro cliente, Usted acepta que podemos recopilar cierta información personal, financiera y de y acerca de Usted, como por ejemplo: El nombre completo, documento de identificación (según corresponda), la dirección, la fecha de nacimiento y la naturaleza y tipo de negocio que Usted opera (según corresponda), lo cual puede ser un requerimiento legal en muchas de las jurisdicciones en las que opera EBIXU; un documento de identificación emitido por un ente gubernamental, como, por ejemplo, un pasaporte, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, o licencia para conducir, así como cualquier otro documento, o medio aceptable con el cual EBIXU pueda verificar su identidad. También podemos solicitar documentos tales como un recibo reciente de una empresa de servicios públicos con el propósito de verificar su nombre y dirección; Su educación, ingreso anual, patrimonio, pasivos e historial crediticio, declaración de renta; Información sobre sus transacciones, incluidos sus antecedentes de pago, la actividad de su(s) Cuenta(s), los fines con que utilizará la(s) misma(s) y la procedencia de los fondos o activos que ingresen en ella(s), así como los activos que conforman su patrimonio; Información que podamos requerir para prestarle un Servicio o Información acerca de beneficiarios, intermediarios y otros terceros, donde la recopilación de dicha información este autorizado por la ley.

Usted acepta que mientras esté vinculado con EBIXU en una relación de negocios, este estará facultado para recopilar, usar y comunicar su información personal, corporativa, al interior de EBIXU. Así como utilizar dicha información y transmitirla o transferirla a cualquier tercero u organización con los fines señalados a continuación:

·      Verificar su identidad;

·      Entender sus necesidades;

·      Determinar la idoneidad de nuestros Servicios para Usted;

·      Determinar su elegibilidad para recibir nuestros servicios;

·      Configurar, gestionar y ofrecer Servicios que cumplan sus necesidades;

·      Continuar brindándole Servicios;

·      Proveerle varias opciones para solicitar y acceder a los Servicios;

·      Satisfacer requisitos legales y reglamentarios que nos son aplicables, incluyendo los requisitos de cualquier organización autorregulada a la que pertenecemos;

·      Ayudarnos a cobrar una deuda o cumplir una obligación que se deba a EBIXU.;

·      Responder a una orden judicial de allanamiento o inspección, demanda, petición tanto local como extranjera que sea válida legalmente, o para cumplir con las instrucciones proferidas por autoridad competente nacional o extranjero;

·      Gestionar y evaluar riesgos para EBIXU.;

·      Investigar y adjudicar las reclamaciones o quejas; y Para prevenir o detectar fraudes o actividades delictivas o para gestionar y resolver cualquier pérdida real o potencial en relación con un delito o fraude.

·      La información personal que es tratada en EBIXU tiene, adicionalmente, las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

Clientes: Ejecución de contratos de intermediación; envío de información comercial relacionada con productos o servicios comercializados por EBIXU; atención al cliente y mercadeo; estudios de mercado; procesamiento, investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas, atención, tramitación, y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes (suscriptores y usuarios) con EBIXU.

Empleados y/o beneficiarios: Relacionamiento, contractuales, precontractuales, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, seguridad, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados y sus familiares con EBIXU.

Proveedores: Contractuales, precontractuales, comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, capacitación, interacción, asignación, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los contratistas y sus empleados con EBIXU.

Consumidores o Tarjetahabientes: Procesamiento de transacciones de pago en línea; monitoreo de la seguridad de las transacciones; monitoreo del cumplimiento de las transacciones; atención de PQR y requerimientos de entidades reguladoras; notificación a las redes procesadoras para las transacciones que permiten la transferencia de fondos entre los participantes, mediante la recepción, el procesamiento, la transmisión, la compensación y/o la liquidación de órdenes de transferencia y recaudo, en el sector financiero;

VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD

EBIXU podrá recopilar, utilizar y divulgar su número de identificación nacional o tributaria u otra información de identificación personal emitida por el gobierno, dentro del marco establecido por la normativa vigente, para fines de reportes tributarios, y cumplir con otros requisitos reglamentarios, como exige la ley. Además, podemos utilizar esta información con el fin de verificar y reportar información a centrales de riesgo de crédito y otros operadores de información, así como para confirmar su identidad. Esto nos permite mantener su información personal y financiera separada de otros clientes, en particular aquellos cuyos nombres son similares, también nos ayuda a mantener la integridad y la exactitud de su información personal. Usted puede negarse a autorizar la recopilación, uso y la divulgación de su información para fines no requeridos por la ley. Sin embargo, esto puede resultar en la denegación de un Servicio.

GRABACIÓN Y MONITOREO

EBIXU estará facultado para monitorear la(s) Cuenta(s) y Servicios del Cliente con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones legales y reglamentarias locales e internacionales, para lo cual empleará, por ejemplo, sistemas de vigilancia automatizados destinados a prevenir o detectar fraudes o delitos como lavado de dinero o financiamiento de actividades terroristas. También podemos compartir su información dentro de EBIXU, empresas conjuntas y filiales para los fines antes mencionados y otras actividades de la cuenta, que incluyen: investigar actividades inusuales o sospechosas y, si es necesario, informar dicha actividad a las entidades competentes.

EBIXU puede monitorear, grabar y conservar llamadas telefónicas o cualquier otra comunicación electrónica sostenidas con Usted, con el objetivo de llevar un registro exacto de la información que el Cliente proporcione, garantizar que sus instrucciones sean atendidas correctamente, los niveles adecuados de servicio, para resolver quejas, reclamas y controversias, y para propósitos de capacitación.

Los registros de llamadas y comunicaciones electrónicas están protegidos con arreglo a este Política y serán destruidos de acuerdo a períodos de retención establecidos por el contrato vigente, así como procesos internos. Igualmente, usted acepta que los documentos originales o las copias suministradas por usted que se encuentren en nuestro poder de manera permanente (en cualquier forma, incluyendo microfilmación, fotocopia, CD ROM o imágenes) o cualquier grabación de una comunicación entablada con usted, incluyendo comunicaciones verbales, podrán ser usadas en los parámetros establecidos en la normativa vigente como prueba en cualquier proceso judicial o administrativo.

SALVAGUARDA DE INFORMACIÓN PERSONAL

La información que recolectamos se utiliza estrictamente para propósitos financieros. El acceso de nuestros empleados a su información es restringido y limitado únicamente a aquellos que tengan autorización y entrenamiento en el manejo adecuado de la información del cliente.

CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Usted acepta que podemos mantener y utilizar información sobre Usted en nuestros registros para los fines descritos en esta Política, incluso si deja de ser un cliente, sujeto a las leyes aplicables.

EXACTITUD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Mientras exista una relación de negocios con EBIXU, usted deberá en todo momento suministrar y mantener actualizada toda la información personal, y deberá notificar EBIXU tan pronto se produzcan cambios a la misma para que EBIXU actualice sus registros.

PROCEDIMIENTO PARA HACER VALER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

1. Área competente y medios de atención

El área de Servicio al Cliente es la dependencia ante la cual los titulares podrán elevar sus solicitudes para que EBIXU, como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

Servicio al Cliente recibirá las solicitudes de los titulares a través de cualquiera de los medios de contacto de EBIXU: correo electrónico: [email protected]

2. Procedimiento para consultas

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, EBIXU presenta el procedimiento y requisitos mínimos para la presentación de consultas relativas a la información personal, total o parcial, administrada por EBIXU.

Presentación. A través de medio físico radicado a través de cualquiera de los medios de contacto de EBIXU, suministrando como mínimo la siguiente información:

·      Nombre completo y apellidos.

·      Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

·      Medios para recibir respuesta a su solicitud.

·      Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

·      Firma (si aplica) y número de identificación.

·      De resultar aplicable, anexar los documentos que soporten la solicitud.

Representación en el trámite de la solicitud. Si la solicitud no es presentada directamente por el titular sino por un tercero, anexar copia del documento de identidad tanto del titular como del tercero y acreditar la calidad en la que actúa dicho tercero. (Causahabiente, apoderado y/o representante del titular).

Término para resolver consultas. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Procedimiento para reclamos

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, EBIXU presenta el procedimiento y requisitos mínimos para la presentación de reclamos relativos a la información personal, total o parcial, administrada por EBIXU.

Presentación. A través de medio físico radicado a través de cualquiera de los medios de contacto de EBIXU, suministrando como mínimo la siguiente información:

·      Nombre completo y apellidos.

·      Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

·      Medios para recibir respuesta a su solicitud.

·      Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

·      Firma (si aplica) y número de identificación.

·      De resultar aplicable, anexar los documentos que soporten la solicitud.

Representación en el trámite de la solicitud. Si la solicitud no es presentada directamente por el titular sino por un tercero, anexar copia del documento de identidad tanto del titular como del tercero y acreditar la calidad en la que actúa dicho tercero. (Causahabiente, apoderado y/o representante del titular).

Trámite de reclamos incompletos. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Admisión a trámite del reclamo. Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Término para resolver reclamos. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

Usted reconoce y acepta que podemos modificar, cambiar o sustituir esta Política en cualquier momento para tomar en consideración los cambios en las leyes y reglamentos, u otra situación que pueda surgir. Conforme a la normativa vigente, le notificaremos las modificaciones, cambios a sustituciones relacionadas con las finalidades del tratamiento de datos. Publicaremos la Política de tratamiento de datos personales actualizada en nuestro sitio web. También podemos notificarle cualquier modificación según la ley aplicable, que puede ser en cualquiera de las siguientes maneras:

·      Un aviso dirigido a Usted a su última dirección en nuestros registros;

·      Un aviso en nuestro sitio web;

·      Un aviso en nuestras oficinas;

·      Aviso en periódico local.

CONTÁCTENOS

Si Usted tiene una pregunta general sobre la política de tratamiento de datos personales, o cualquier tema relacionado con el tratamiento de sus datos por favor póngase en contacto con nosotros a través de nuestras oficinas o de los siguientes canales:

Dirección:

Línea(s) de atención:

Correo electrónico: [email protected]

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales permanecerán en las bases de datos de EBIXU por el término exigido por la ley para la conservación de documentos e información y por el tiempo que fuera necesario para el desarrollo de las actividades mencionadas. En todo caso, el titular podrá revocar la autorización siempre y cuando sea posible legal y contractualmente.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

A partir de la puesta a disposición y publicación.